Во времена действия предыдущих законов (Федеральные законы 97-ФЗ и 94-ФЗ) у заказчиков не было обязанности специально создавать подразделения, занимающиеся закупками. Конечно, у многих существовали отделы закупок, департаменты размещения заказа, тендерные комитеты. Часть из них занималась исключительно процедурной деятельностью, являя собой этакую специализированную организацию внутри заказчика, другие выполняли более широкий круг функций – от планирования до исполнения контрактов.

Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон) ввел для крупных заказчиков с большим объемом закупок обязанность создавать такие подразделения – контрактные службы, действующие в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 29 октября 2013 г. № 631.

Но данное типовое положение носит лишь рамочный характер, перечисляя полномочия и функции контрактной службы и не раскрывает порядок действий для осуществления этих функций. Для эффективного функционирования контрактной службы крайне важно разработать подробный порядок (детальный регламент) действий контрактной службы.

Такой порядок призван регулировать отношения, возникающие при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для нужд заказчика, определять порядок действий контрактной службы для осуществления своих полномочий, а также порядок взаимодействия контрактной службы с другими подразделениями заказчика, комиссиями по осуществлению закупок. Взаимодействие контрактной службы осуществляется при планировании закупок товаров, работ, услуг, при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и при заключении и исполнении государственных контрактов.

Зачем нужен такой порядок? Приведем пример: В ведомстве планировалось провести некий конкурс по направлению научно-исследовательской деятельности. Так вот, только согласование технической части документации заняло три месяца. Подразделения связывались друг с другом, вносили бесконечные исправления, добавления, уточнения, не ставя об этом в известность других заинтересованных лиц. Контрактная служба впала в ступор, после того, как наконец к ней попала 26-я версия технического задания, а через два дня уже 29-я, при том, что о предыдущих версиях, кроме первой, она и понятия не имела, впрочем, как и ряд других подразделений. Когда, наконец, документация была оформлена и направлена на согласование финансистам, они со скандалом вернули ее, поскольку запланированные деньги никак не совпадали с тем, что оказалось в документации. А причина на поверхности – элементарная несогласованность и отсутствие порядка взаимодействия.

С учетом того, что в соответствии с Законом, функции контрактной службы включают процессы определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и исполнения контракта, а со следующего года еще и планирования, то тщательная регламентация деятельности контрактной службы поможет не только «поставить на рельсы» процесс закупочной деятельности, но и, в случаях, когда процесс начинает буксовать, оперативно определить «слабое место» и предпринять действия для исправления ситуации.

Конечно, закупить товар, работу или услугу – это основная цель закупочной деятельности, но закупку предварительно необходимо организовать. Поэтому первая часть порядка должна быть посвящена организации осуществления закупок. А организация начинается с планирования. Несмотря на то, что вопросы планирования попадут в сферу деятельности контрактной службы только со следующего года, последняя, в любом случае, должна принимать участие в подготовке планов закупок, планов-графиков, как минимум, согласовывая их.

 Целесообразно также создать реестр закупок, осуществляемых заказчиком. Причем речь сейчас не идет о реестрах, предусмотренных законодательством. Данный реестр призван обеспечить взаимосвязь между всеми документами, появляющимся при закупке и всеми заинтересованными лицами. Для этого необходимо, чтобы каждое заинтересованное лицо смогло идентифицировать ее.

Такая идентификация закупок реализуется путем присвоения каждой закупке индивидуального, определяемого в порядке последовательности, номера. Номер закупки присваивается перед началом работ по формированию извещения об осуществлении закупки, документации о закупке, извещения о проведении запроса котировок, извещения о проведении запроса предложений, приглашения принять участие в закрытых способах определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), перед началом работ по формированию проекта контракта (в случае, если в соответствии с Законом подготовка извещения об осуществлении закупки и документации о закупке не требуется), либо направлению запроса контрольному органу в сфере закупок, контрольному органу в сфере государственного оборонного заказа) и должен состоять из комбинации цифр и букв, позволяющих однозначно определить заказ, способ его осуществления и инициатора закупки.

Формирование индивидуального номера заказа может осуществляться в следующем формате:

№ ХХYYYY/DD/TTTТ-zzz, где:

- ХХ – сокращенная аббревиатура заказчика (например, МФ – министерство финансов, МО – министерство обороны и т.п.);

- YYYY – год, в котором запланировано осуществление публикации извещения об осуществлении закупки, направление приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом, либо заключение государственного контракта (в случае осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

- DD – индекс подразделения заказчика, являющегося инициатором закупки, определенный в соответствии с перечнем цифровых обозначений (индексов) структурных подразделений заказчика;

- TTTТ – код способа осуществления закупки:

а) ОК – открытый конкурс;

б) КОУ – конкурс с ограниченным участием;

в) ДК – двухэтапный конкурс;

г) ЗК – закрытый конкурс;

д) ЗКОУ - закрытый конкурс с ограниченным участием;

е) ЗДК – закрытый двухэтапный конкурс;

ж) АЭФ – аукцион в электронной форме (электронный аукцион);

з) ЗА – закрытый аукцион;

и) ЗКЦ – запрос котировок;

к) ЗП – запрос предложений;

л) ЕИ – осуществление закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

- zzz – порядковый номер закупки соответствующего Инициатора в текущем году.

В реестре закупок также необходимо отражать следующие позиции:

- порядковый номер позиции реестра;

- индивидуальный номер закупки;

- наименование закупки;

- предмет закупки;

- источник финансирования;

- номер и дата размещения извещения об осуществлении закупки на официальном сайте, согласования контрольного органа в сфере закупок, контрольного органа в сфере государственного оборонного заказа, разрешения контрольного органа в сфере закупок на закупку у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), иного решения об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя);

- наименование поставщика (подрядчика, исполнителя);

- номер и дата контракта (при наличии);

- цена контракта.

Для организации непосредственно закупки инициатор закупки не позднее, чем за определенный срок до дня размещения на официальном сайте извещения об осуществлении соответствующей закупки, направления приглашения, направления письма о согласовании в контрольный орган, осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с планом-графиком представляет в контрактную службу заявку на закупку за подписью начальника подразделения - инициатора закупки.

Контрактная служба должна иметь право на внесение изменения в план-график в случае непоступления к ней заявки на закупку в оговоренный срок.

В рамках подготовки к осуществлению закупки инициатор закупки разрабатывает и направляет в контрактную службу одновременно с заявкой на закупку:

- функциональные, технические, качественные и количественные характеристики закупаемых товаров, иные требования к закупаемым товарам, требования к порядку подтверждения соответствия предлагаемых товаров установленным требованиям;

- требования к результатам работ или услуг, этапам и срокам их выполнения, порядку их приемки, технологии и порядку выполнения работ, оказания услуг, включая сервисное обслуживание товара, его сборку, ввод в эксплуатацию, обучение по эксплуатации товара;

- требования к безопасности товара, размерам, упаковке, отгрузке товара, порядку его приемки, срокам его гарантийного и постгарантийного обслуживания, страховке;

- требования к иным показателям, связанным с определением соответствия поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг потребностям заказчика;

- предложения по требованиям к опыту работы, деловой репутации, наличию материально-технических, производственных, кадровых, финансовых, информационных ресурсов у участников закупки, наличию необходимых правомочий, а также требованиям к порядку подтверждения соответствия участников закупки установленным требованиям;

- предложения по условиям и срокам проведения закупочных процедур (в том числе предложения по предельному сроку рассмотрения и оценки заявок, по критериям оценки заявок, по размеру обеспечения исполнения контракта и пр.);

- перечень предлагаемых участников закупки для участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом с приложением обоснования отнесения сведений о закупке товаров, работ, услуг, необходимых для обеспечения нужд заказчика, к сведениям, составляющим государственную тайну, обоснования количества приглашаемых к участию в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом, сведения о документах, подтверждающих право осуществления поставки товаров, выполнения работ и оказания услуг с использованием сведений, составляющих государственную тайну (номер и дата выдачи);

- предложения по кандидатурам представителей подразделения - инициатора закупки для включения в состав комиссии по осуществлению закупки;

- иные предложения, которые, по мнению инициатора закупки, необходимо учесть для организации и проведения процедуры закупки.

При поступлении такой заявки контрактная служба регистрирует последнюю в специальном журнале с указанием предмета закупки, даты и времени поступления заявки и лица, направившего заявку, наличия закупки в плане закупок и плане-графике, полноты представленных документов. При отсутствии закупки в плане закупок и плане-графике ее дальнейшее рассмотрение не осуществляется, а контрактная служба направляет соответствующее уведомление инициатору закупки.

Главное – контрактная служба должна быть определена, как единая точка входа всей закупочной деятельности. Все заявки, технические требования должны поступать в контрактную службу и уже оттуда направляться в адрес других подразделений для проверки заявки на закупку, технических требований с прилагаемыми документами на предмет соответствия требованиям законодательства, нормативных документов и т.п.

Например, «безопасники» проверяют заявку на закупку с прилагаемыми документами на предмет соответствия технических требований, требований к участникам закупки, требованиям по обеспечению безопасности, финансисты - на предмет соответствия закупки плану закупок и плану-графику и т.п.

По результатам такой проверки, подразделения направляют в контрактную службу отчеты с замечаниями по результатам проверки заявки, которые контрактная служба консолидирует и направляет обобщенные замечания инициатору закупки или, если замечаний не поступило, информацию о согласовании заявки.

Поскольку сотрудники подразделений заказчика являются штатными работниками (отделов, департаментов) заказчика, существует риск, что функции по проверке заявок они будут выполнять после основной работы, что называется, «по остаточному принципу». Поэтому, помимо строгой регламентации сроков таких проверок, необходимо предусмотреть, что в случае непоступления от подразделения отчета в указанный срок, заявка на закупку будет считается одобренной.

Получив обобщенные замечания, инициатор закупки направляет в контрактную службу заявку на закупку, доработанную с учетом устранения замечаний. Контрактная служба, в случае необходимости, запрашивает у инициатора закупки дополнительные документы и сведения, необходимые для осуществления закупки. По результатам рассмотрения заявки на закупку контрактная служба принимает решение о начале либо о невозможности осуществления закупки. Решение о невозможности осуществления закупки должно быть обоснованным и мотивированным.

В случае принятия контрактной службой решения о невозможности осуществления закупки и возврате инициатору закупки заявки на закупку, инициатор закупки в течение определенного срока после получения соответствующего решения представляет в контрактную службу доработанную с учетом замечаний заявку на закупку с приложениями. К направляемой заявке на закупку, при необходимости, прилагаются предложения по внесению изменений в план закупок и в план-график.

Заявка на закупку может быть изменена инициатором закупки не позднее, чем за определенный срок до дня размещения извещения или направления приглашения. В случае принятия инициатором закупки решения об изменении заявки на закупку, измененная заявка на закупку подлежит направлению в контрактную службу в обычном порядке, таком же, как и для направления заявки на закупку.

Разумеется, у инициатора закупки есть право и просто отозвать такую заявку в любое время до начала самого процесса осуществления закупки.

В решении о начале осуществления закупки контрактная служба указывает способ и сроки закупки, сведения о включении в состав комиссии по осуществлению закупки представителей инициатора закупки, место и время проведения заседаний комиссии по осуществлению закупки, сведения об объединении двух и более заявок инициатора закупки для проведения одной процедуры закупки. Решение контрактной службы о начале осуществления закупки доводится до сведения инициатора закупки. Если необходимо, контрактная служба организует обязательное общественное обсуждение закупки в соответствии с Законом.

И только после принятия решения о начале осуществления закупки контрактная служба осуществляет подготовку проекта приказа об осуществлении закупки, извещений об осуществлении закупок, приглашений принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом, документации о закупках (за исключением описания объекта закупки), проекта контракта.

Контрактная служба не позднее, чем за определенный срок до даты размещения извещения или направления приглашения направляет подготовленные проекты документов на параллельное согласование подразделениям заказчика - инициатору закупки, в финансовое и юридическое подразделения и пр.

Необходимо четко установить срок, в течение которого подразделения рассматривают проекты закупочных документов. Поскольку каждое подразделение рассматривает документы лишь в пределах компетенции, такой срок может быть минимальным (например, 3-4 дня).

Подразделения, в которые направлены проекты закупочных документов вправе принять решение о возврате этих документов в контрактную службу только в случае отсутствия необходимых подписей, отсутствия проекта контракта, неполноты или наличия противоречий законодательству Российской Федерации в заявке на закупку и/или в приложениях, если такие несоответствия, неполнота и/или противоречия законодательству Российской Федерации препятствуют осуществлению закупки. Разумеется, возврат проектов закупочных документов должен быть обоснованным и мотивированным и содержать заключение с указанием на положения извещения, приглашения, документации, которые не соответствуют положениям Закона и иных нормативных правовых актов. В случае возврата документов, контрактная служба рассматривает замечания и рекомендации, содержащиеся в заключении и, в случае необходимости, вносит изменения в проекты закупочных документов.

В случае, если замечания и рекомендации, содержащиеся в заключении, относятся к компетенции инициатора закупки (например, в части технического задания, спецификаций, условий исполнения контракта), контрактная служба незамедлительно направляет инициатору закупки копию заключения, на которое инициатор закупки обязан отреагировать в кратчайшие сроки. Инициатор закупки обязан направить в контрактную службу предложения о внесении изменений в извещение о закупке, приглашение принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом, документацию о закупке в соответствии с полученными замечаниями.

Разумеется, утверждение и подписание указанного комплекта документов, не прошедших процедуру согласования, не допускается.

В случае осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) инициатор закупки подготавливает служебную записку с обоснованием невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цены контракта и иных существенных условий контракта (при необходимости, в случаях, предусмотренных Законом) и направляет указанную служебную записку одновременно с заявкой на закупку в контрактную службу не позднее, чем за определенный срок до даты размещения на официальном сайте извещения об осуществлении такой закупки либо до даты заключения контракта.

Далее контрактная служба подготавливает проект контракта и согласовывает в порядке, предусмотренном для контрактов, заключаемых по итогам торгов.

В случаях, предусмотренных Законом, контрактная служба подготавливает документально оформленный отчет, который составляется путем включения информации, полученной от инициатора закупки, в шаблон отчета, подготовленный контрактной службой.

Функции контрактной службы в процессе, непосредственно, определения поставщика (подрядчика, исполнителя) довольно подробно прописаны в самом Законе, в типовом положении и в утвержденном положении (регламенте) самого заказчика. Это и уже упомянутые  выбор способа определения поставщика и подготовка извещений, документации, проектов контрактов и пр. Но, естественно, у абсолютного большинства заказчиков функции контрактной службы не ограничиваются только теми, которые прописаны в типовом положении Минэкономразвития. Здесь и выдача документации и прием заявок и пр. И здесь очень важно прописать, не только порядок взаимодействия подразделений с контрактной службой, но и зону ответственности за те или иные действия в ходе определения поставщика.

Например, в случае поступления от участника закупки запроса о разъяснениях положений документации о закупке в части процедурных вопросов осуществления закупки, контрактная служба в сроки, предусмотренные Законом, подготавливает и направляет такие разъяснения участникам закупки. Однако, в случае поступления от участника закупки запроса о разъяснениях, на которые контрактная служба не может ответить в силу специфики (в части технического задания, спецификаций, условий исполнения контракта) контрактная служба перенаправляет такой запрос инициатору закупки для подготовки проекта разъяснений. Инициаторы закупки обязаны незамедлительно представить разъяснения контрактной службе, которая, в свою очередь, уже официально даст им «путевку в жизнь».

Конечно, инициаторы закупок в случае необходимости имеют право внести в контрактную службу согласованные в порядке, предусмотренном для подготовки заявки на закупку, предложения о внесении изменений в извещение об осуществлении закупки, документацию о закупке, которые опять же «официально» запустит сама контрактная служба.

Контрактная служба осуществляет прием конвертов с заявками на участие в закупках и поданных в форме электронных документов заявок на участие в закупках и регистрирует их  в журнале регистрации поступивших заявок. По требованию участника закупки, подавшего заявку на участие в закупке, контрактная служба выдает расписку в получении такой заявки с указанием даты и времени ее получения. Весьма удобно такую расписку подготовить заранее, в виде одинаковых бланков, отпечатанных по два на страницу, один – сдал, другой – принял, куда будет необходимо лишь вписать дату и время. После чего она половина отдается лицу, сдавшему заявку, а вторая половина (корешок) остается у контрактной службы.

Контрактная служба безусловно должна обеспечить сохранность конвертов с заявками на участие в закупках, защищенность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных в форме электронных документов заявок на участие в закупках и обеспечить рассмотрение содержания заявок только после вскрытия конвертов или открытия доступа к заявкам.

После наступления срока, указанного в извещении в качестве окончания срока подачи заявок, работник контрактной службы передает комиссии конверты с заявками на участие в закупках. Этот же работник присутствует на процедуре вскрытия конвертов с заявками на участие в закупках и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в закупках, на случай подачи участниками закупки изменений заявки или отзыва заявок. 

В соответствии с положением, контрактная служба осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупки. Это и подготовка протоколов заседаний комиссий на основании решений, принятых членами комиссии, и размещение их на официальном сайте. Кроме того, контрактная служба уполномочена осуществлять проверку информации, представленной участниками в своих заявках, как то: соответствия требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации, непроведения ликвидации участника закупки, отсутствия в реестре недобросовестных поставщиков, обладания участником закупки исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности и т.п.

В порядке следует установить, что контрактная служба не обязана проводить такую проверку «по умолчанию», а только по запросу комиссии по осуществлению закупки. Если комиссия направляет в контрактную службу такой запрос, то после окончания процедуры вскрытия конвертов или открытия доступа к заявкам комиссия передает контрактной службе заявки на участие в закупке. По итогам такой проверки контрактная служба представляет комиссии мотивированное заключение в письменном виде о соответствии участников закупки требованиям документации о закупке. Сроки подготовки таких заключений следует установить исходя из сроков, отводимых Законом на ту или иную процедуру. Например, при проведении аукциона в электронной форме такое мотивированное заключение контрактная служба представляет комиссии по осуществлению закупки в течение трех дней со дня размещения протокола проведения аукциона на электронной площадке.

При проведении конкурса с ограниченным участием, контрактная служба в соответствии с Законом проводит предквалификационный отбор для выявления участников закупки, которые соответствуют требованиям, установленным заказчиком.

В случае признания определения поставщика (подрядчика, исполнителя) несостоявшимся, инициаторы закупок вносят в контрактную службу предложения о необходимости повторного осуществления закупки по основаниям, предусмотренным Законом, либо об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Обязательно порядок должен регламентировать порядок заключения контракта, поскольку, часто именно на этой стадии происходят сбои – от «технической ошибки» молодого сотрудника, до планомерного саботажа согласующего подразделения.

У абсолютного большинства заказчиков контракты, заключаемые по результатам закупки, принято согласовывать с рядом подразделений (юристами, финансистами и др.). Поэтому, хоть Закон и оговаривает, что контракт заключается на условиях, указанных в заявке участника, с которым заключается контракт, и в конкурсной документации, на деле неизбежны опечатки, ошибки, вынужденные и продуманные нарушения (изменения), которые появляются при прохождении такого согласования.

Подготовка проектов контрактов на стадии их заключения осуществляется контрактной службой. Конечно, подписание контрактов, не прошедших процедуру согласования, не допускается.

Разумеется, проект контракта должен соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации. Если заказчик не использует типовые контракты, целесообразно установить рамочные условия, которые, как правило, должен содержать, включая, но не ограничиваясь, контракт:

Контрактная служба рассматривает поступившую в качестве обеспечения исполнения контракта банковскую гарантию и принимает решение о принятии последней, либо об отказе в ее принятии. В случае отказа в принятии контрактная служба информирует об этом лицо, предоставившее банковскую гарантию, с указанием причин, послуживших основанием для отказа.

Организация процедуры согласования контрактов осуществляется контрактной службой. Процедура согласования контрактов осуществляется до подписания контрактов со стороны поставщика (исполнителя, подрядчика). Согласование опять же целесообразно сделать параллельным и одновременно направлять их заместителем руководителя заказчика, курирующим инициатора закупки, иным заинтересованными подразделениями заказчика (инициаторами закупок, подразделениями безопасности (в случае необходимости), финансистам и юристам.

К проекту контракта при направлении на согласование подразделениям заказчика должны прилагаться:

- документация о закупке, либо извещение о проведении запроса котировок, либо извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), утвержденные заказчиком (за исключением осуществления закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), когда извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) не предусмотрено;

- копия заявки участника закупки, окончательного предложения участника закупки, с которым заключается контракт;

- протокол, оформленный в ходе закупки, на основании которого заключается контракт (в случае, если составление протокола предусмотрено Законом);

- документы, подтверждающие полномочия должностных лиц сторон, подписывающих контракт (при необходимости);

- копии правоустанавливающих документов участника закупки, с которым заключается контракт;

- копия документа об обеспечении исполнении контракта;

- копии документов, подтверждающих соответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки.

Согласование проектов контрактов, заключаемых по результатам осуществления закупок, осуществляется подразделениями заказчика в определенный срок с даты поступления. И только после согласования контракт подписывается уполномоченным лицом заказчика, и скрепляется печатью. Регистрация и учет контрактов, заключаемых по результатам осуществления закупок заказчиком, осуществляется уполномоченным подразделением (например, финансовым). Таким подразделением при регистрации контрактов присваивается соответствующий номер. Формирование индивидуального номера контракта осуществляется в следующем формате:

№ XXYYYY/DD/zzz, где:

- ХХ – сокращенная аббревиатура заказчика;

- YYYY – год, в котором заключается государственный контракт;

- DD – индекс подразделения заказчика, являющегося инициатором закупки, определенный в соответствии с перечнем цифровых обозначений (индексов) структурных подразделений заказчика;

zzz – порядковый номер контракта в текущем году.

Подлинные экземпляры контрактов, заключаемых заказчиком, после регистрации передаются контрагенту и в финансовое подразделение, а у инициатора закупки и контрактной службе остаются копии контрактов. Контрактная служба в срок, предусмотренный Законом, размещает на официальном сайте сведения о заключенном контракте, предусмотренные Законом, а также сведения об изменении, расторжении контракта.

Следующая стадия – исполнение контракта. На стадии исполнения государственного контракта контрактная служба осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности подразделения заказчика, непосредственно отвечающих за исполнение контракта, привлекает экспертов, экспертные организации для проведения экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги и взаимодействует с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта.

А вот непосредственно исполнением контракта занимается инициатор закупки, как «заказывающее» подразделение. Но обязательно, при каждом действии «рядом» должна быть контрактная служба, согласовывая и корректируя каждый шаг инициатора и других подразделений, по принципу «no objection».

Инициаторы закупок:

- Осуществляют организационное обеспечение работ по исполнению государственного контракта и контроль за его надлежащим исполнением;

- Проводят экспертизу поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта своими силами либо с привлечением экспертов, экспертных организаций и обеспечивают подготовку и утверждение соответствующего экспертного заключения, направляют копию подписанного экспертного заключения в контрактную службу;

- Организуют работу приемочной комиссии, подписание и/или утверждение документа о приемке.

- В определенный срок с даты поступления подписанного исполнителем по государственному контракту акта сдачи-приемки товаров (работ, услуг), визирует его и передает для согласования и организации дальнейшего визирования в контрактную службу.

- Одновременно с направлением акта сдачи-приемки товаров (работ, услуг) инициатор закупки передает оригиналы всех документов, являющихся результатом либо подтверждающих исполнение контракта (этапа), подлежащих представлению исполнителем, оригинал утвержденного уполномоченным лицом (например, заместителем руководителя, курирующим инициатора закупки) экспертного заключения по результатам проведенной экспертизы, сводную информацию об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, осуществленная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта), информацию о ненадлежащем исполнении контракта с указанием допущенных нарушений или о неисполнении контракта и о санкциях, связанных с такими нарушениями.

Контрактная служба проверяет полученные от инициатора закупки документы на соответствие в части оформления и сумм к оплате согласно условиям государственного контракта и организует дальнейшее визирование в заинтересованных подразделениях заказчика, предоставляет участникам визирования акта сдачи-приемки товаров (работ, услуг) для государственных нужд необходимые разъяснения по финансовой составляющей указанного акта, по другим вопросам – информирует инициатора закупки о необходимости предоставить разъяснения.

После утверждения (подписания) акта сдачи-приемки товаров (работ, услуг) и предоставления исполнителем счета, контрактная служба осуществляет подготовку поручения на оплату и его передачу с оригиналом соответствующего акта в финансовое подразделение.

На основании представленной инициатором закупки информации об исполнении контракта или о ненадлежащем исполнении контракта контрактная служба подготавливает отчет об исполнении контракта и (или) о результатах отдельного этапа и осуществляет размещение указанного отчета с приложением заключения по результатам экспертизы и документа о приемке таких результатов.

Заключительная часть должна быть посвящена ответственности. Что особенно важно, ответственность должна быть персонифицированная, дабы избежать, к сожалению, весьма распространенного среди заказчиков поиска «стрелочника», когда, по сути, никто ни за что не отвечает.

Контрактная служба заказчика (в лице руководителя контрактной службы либо лица, его замещающего) несет ответственность за нарушение сроков размещения в единой информационной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд (далее - единая информационная система в сфере закупок) информации и документов, размещение которых предусмотрено законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок,  за необеспечение закупок и учета закупок у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, за принятие решения о способе определения поставщика (подрядчика, исполнителя), в том числе решения о закупке товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Заказчика у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), с нарушением требований, установленных Законом и т.п.

Юридическое подразделение заказчика (в лице руководителя подразделения либо лица, его замещающего) несет ответственность за несвоевременное рассмотрение и согласование проектов приказов об осуществлении закупки, извещений о закупке, приглашений принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом, документаций о закупке, а также за несвоевременное направление контрактной службе заключения о необходимости доработки вышеперечисленных документов и т.п.

Инициатор закупки (в лице руководителя подразделения либо лица, его замещающего) несет ответственность за несвоевременное направление в контрактную службу проектов разъяснений положений конкурсной документации, документации об аукционе, за непроведение экспертизы для проверки предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта и т.п.

И лишь разработав, и внедрив у себя такой порядок, заказчик может рассчитывать не только на нормальное функционирование контрактной службы, но и повысить эффективность, а может и сделать первые шаги к выстраиванию цивилизованного и контролируемого процесса закупок.